人手不足解消のための第一歩は「業務効率化」

人手不足を解消するためには、

業務効率化×採用力UP×人財定着力UP＝『魅力ある会社の仕組みづくり』

が必要です。

今回は、人手不足解消のためのまず第一歩である、業務効率化についてお話したいと思います。

特に、経理や人事労務といったバックオフィスの業務効率化については、下記の取組みが必須です。

①ペーパーレス化
②データのクラウド化
③情報の共有化・見える化
④ツールの活用

以下、それぞれの取組みについて順番にご説明していきます。

①ペーパーレス化

紙ベースでの情報管理では、いつまでたっても業務効率化が進みません。

まずはできる限りの紙書類をなくし、電子データでの受け渡し・保存を進める必要があります。

銀行の通帳から、ネットバンキングデータへ。
現金で支払う紙の領収書の受け渡しから、クレジットカード利用明細データへ。
紙の請求書の郵送から、PDFデータの送信へ。

できるだけ紙書類の受け渡しを減らすことで、地球環境にやさしい会社経営ができたらなと思います。

②データのクラウド化

会社のパソコンのハードディスクにデータ保存していると、いちいち会社のパソコンを触らないとデータを確認することが出来ません。

サーバーにデータ集約している場合は、もう一歩進んで、クラウドストレージにデータを集約して保存することで、いつでもどこでもそのデータにアクセスすることが可能となります。

ペーパーレス化とデータのクラウド化の２つが可能になって初めて、テレワーク・在宅ワークなどの場所や時間に縛られない、多様な働き方が可能となります。

③情報の共有化・見える化

電子データをクラウドストレージ等に集約することで、情報の共有化を図れます。

また社内・社外とのコミュニケーションについても、メールではなく、ビジネスチャットを活用することで、複数人での情報共有・見える化が可能となります。

電子メールだと、社内担当者Aさんとお客様企業担当者Xさんのとの２人だけしか、その情報を共有することが出来ません。社内の上司Bさんとお客様企業社長Yさんとも情報を共有し、そのやり取りを見える化するためには、グループチャットを活用して初めて可能となります。

上司としては、部下がどのようなやり取りをしているのか、またその進捗状況が気になるところですが、この問題もグループチャットを活用することで解決できます。

④ツールの活用

ペーパーレス化、データのクラウド化、情報の共有化・見える化に加えて、様々なツールを活用することで、圧倒的な業務効率化が可能となります。

手作業での単純作業を、ツールを活用したAI学習機能に仕事をさせることで、何時間もかかっていた手作業が自動化されます。

また、作業の仕方を人に教えるのではなく、ツールに教えて学習してもらうことで、次からは間違うことなく不平不満をいうこともなく仕事をしてくれます（笑）。

人の入替の度に教育する必要する必要もなくなりますし、専門知識が不要となりますので、採用が楽になります。

単純作業にかけていた人材を、より付加価値の高い仕事に振りむけることで、会社全体としてもより生産性の高い仕事ができるようになります。

具体的なツールのご紹介

幣事務所で活用しているツールは下記のようなものがあります。

Dropbox（クラウドデータストレージ）

以前は、サーバーやNAS等の外付けハードディスクを使用していましたが、現在はこれで一元管理しています。
これを導入して初めて在宅ワークが可能となりました。

Chatwork（ビジネスチャット）

これを使いだすと、メールが廃れていくテクノロジーだというのが実感できます。
社内でも社外とのコミュニケーションツールとして大変便利です。

マネーフォワード（クラウド会計ソフト）

会計ソフトだけでなく、給与計算・勤怠管理、請求書、経費精算、電子契約ソフトといった、会社のバックオフィス業務に必要なアプリが揃っています。

またそれぞれのソフトが相互連携しますので、給与計算ソフトの明細を見ながら会計ソフトへ入力するといった２度手間がなくなります。

白川が個人的にすごく便利になったな！と感動しているのが、電子契約アプリ。

新規のお客様と顧問契約書を取り交わして完了するのに、これまで２週間ほどかかっていたのが、１～２日で済むようになりました！これは感動的です！！

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

【セミナーのご案内】

幣事務所では、人材不足にお悩みの経営者向けのセミナーを開催します。

人手不足に打ち克つための会社仕組みづくりセミナー

自らが人手不足に苦しんできた白川自身が、困り果て、悩みに悩んだ末、自らの頭で必死に考え、実践し、真剣に取り組むことで得た『気づき』を、同じ経営者目線で皆さんと共有し、するための、学びの時間です。

今回ご紹介した業務効率化の取り組みの詳細はもちろん、IT導入補助金を活用したバックオフィスの業務効率化の仕組みもご紹介します。

優秀な人財が集まる『魅力ある会社づくり』のための気づきとノウハウを惜しみなくお伝えします！

白川浩平税理士事務所の経営理念である、
『共に学び、共に挑戦し、共に栄える』
を具現化するための有意義な時間としたいと思います。

お知り合いの経営者で、人手不足にお悩みの方がいらっしゃいましたら、ぜひお誘いあわせのうえ、お気軽にお申し込みください！

クリックしてセミナーの詳細をみる↓

人手不足に打ち克つための会社仕組みづくりセミナー